Письмо контрагентам о смене юридического адреса

Если ваша компания сменила юридический адрес, необходимо уведомить об этом своих партнеров, кредиторов и все организации, с которыми вы ведете дела.
Первой о смене адреса узнает ваша налоговая инспекция – когда вы подадите в нее соответствующее заявление по форме Р14001 с набором сопроводительных документов.
Вторым этапом об изменении адреса должны быть извещены контрагенты - еще до того, как налоговый орган вносит изменения в ЕГРЮЛ и завершает регистрацию.

Кому отправляется письмо о смене юридического адреса?

Закон рекомендует уведомлять своих контрагентов и кредиторов о смене юридического адреса заблаговременно.
Речь идет обо всех деловых партнерах, с которыми организация поддерживает бизнес-отношения: банки, поставщиков, клиентов, юридических консультантов и т.п. Эта необходимость продиктована важностью реквизитов в делопроизводстве: ни один договор не заключается, ни одна услуга не оказывается без указания юридического адреса ООО. Ответственность за несвоевременное уведомление партнеров и, как следствие, появление ошибок в документах ложится на организацию, сменившую адрес.

Как правильно составить уведомление контрагентам о смене юр.адреса?

Единого образца уведомления не предусмотрено. Письмо составляется в рамках принятых правил деловой переписки, в свободной форме, оформляется на фирменном бланке.
В официальном письме всегда указывается полное наименование учреждения, в которое отправляется уведомление, ФИО и должность лица, которое является контактером, а также юридический и почтовый адреса вашей ООО – старые и новые.
Текст самого письма содержит информацию о смене реквизитов вашей компании и причины, по которым это происходит. Также указывается дата, когда партнерам будет отправлено дополнительное соглашение к действующему партнерскому договору.
В письме проставляется текущая дата, ставится подпись руководителя, заверенная фирменной печатью.

В какие сроки надо уведомить контрагентов об изменениях в реквизитах?

Определенные сроки для процедуры изменения реквизитов не установлены, но в интересах самого ООО сделать это как можно быстрее.

Как отправить письмо-уведомление

Письмо, уведомляющие партнеров о смене юридического адреса, можно отправить по электронной почте на е-мейл контактного лица, или послать по факсимильной связи. Самым надежным способом считается отправление данного документа заказным письмом с отметкой о вручении адресату. Не лишним будет, если партнер пришлет в ответ расписку, подтверждающую получение им вашего уведомления.
После регистрации в налоговой инспекции будет составлено дополнительное соглашение к договору, которое должны подписать обе стороны, представляющие деловой союз.

Образец письма об изменении юридического адреса:

ООО БАНЯ МП ПО БПХ ЧАЙКА
Воронеж, улица Аксакова, д.56
Тел.+7 (473) 236-49-33
22.10.2017№6

Генеральному директору ООО
БАНЯ МП ПО БПХ ЧАЙКА
И.М.Сидоренко

Письмо о смене реквизитов

Уважаемый Илья Михайлович! Сообщаем Вам о том, что с 20.10.2017 г. произошла смена реквизитов нашей компании ООО «Водовоз», а именно – изменился юридический адрес компании (в связи с переездом в новый офис).
Просим Вас учесть эти обстоятельства при составлении деловой документации и отправке почтовых сообщений. Также просим Вас с сегодняшнего дня указывать новые реквизиты нашей компании и внести изменения в договоры, акты и другие документы, оформленные между нашими организациями с указанием старого адреса.
Новые реквизиты ООО «Водовоз»: 394000, г.Воронеж, ул. Карла Маркса,д.12/2, офис 3, 1 этаж, телефон +7 (473) 212-12-00

Благодарю на понимание.

Генеральный директор ООО «Водовоз»: Сергей Андреевич Бойков______     М.П.